Ramai orang tanya soalan ini macam ada satu angka yang tepat.
“Kalau dah 50 order sehari, kena berhenti guna Excel ke?”
Sebenarnya bukan begitu.
Excel bukan masalah. Untuk bisnes kecil, Excel boleh jadi cara paling cepat untuk mula susun order.
Masalahnya bila satu spreadsheet mula memegang terlalu banyak benda pada masa yang sama.
Order masuk di situ. Stok di situ. Status courier di situ. Nama ejen di situ. Komisen pun di situ.
Kemudian tiga orang admin buka fail yang sama, tetapi setiap orang nampak versi yang berbeza.
Tanda Excel Sudah Mula Menjadi Beban
Tanda pertama bukan jumlah order. Tanda pertama ialah kerja berulang.
Setiap order perlu copy dari satu tempat ke tempat lain.
Status perlu ditukar dengan tangan.
Alamat perlu diperiksa semula sebelum print AWB.
Hujung hari, team kena bandingkan tiga tab untuk tahu order mana sudah diproses.
Benda ini masih boleh dibuat. Tetapi setiap langkah manual menambah satu lagi ruang untuk kesilapan berlaku.
Tanda kedua ialah anda sudah mempunyai terlalu banyak versi.
“Final Order List.”
“Final Order List New.”
“Final Order List New 2.”
Bila nama fail sudah mula seperti ini, masalahnya bukan lagi formula. Masalahnya ialah semua orang tidak pasti fail mana yang patut dipercayai.
Tanda ketiga ialah anda tidak boleh jawab soalan operasi dengan cepat.
Berapa order belum diproses?
Berapa COD yang sedang dihantar?
Customer ini pernah beli sebelum ini?
Komisen ejen ini berdasarkan order yang mana?
Kalau soalan mudah memerlukan seseorang mencari dalam beberapa tab, Excel sudah mula menjadi bottleneck.
Bukan Semua Orang Perlu Tukar Sistem Sekaligus
Anda tidak perlu memindahkan semua benda hanya kerana spreadsheet sudah tidak selesa.
Mulakan dengan workflow yang paling berisiko.
Biasanya itu ialah order yang perlu diproses setiap hari.
Pastikan ada satu senarai order yang jelas. Statusnya konsisten. Siapa yang perlu buat tindakan seterusnya juga jelas.
Selepas itu, baru pindahkan perkara yang bergantung pada order tersebut seperti AWB, customer dan komisen.
Excel Masih Berguna Untuk Apa?
Excel masih berguna untuk analisis ad hoc, import data, semakan sementara dan laporan yang tidak memerlukan kemas kini masa nyata.
Ia bukan musuh.
Cuma alat analisis tidak semestinya sesuai menjadi sistem operasi utama.
Kalau anda menggunakan Excel untuk kira sesuatu sekali-sekala, itu normal.
Kalau seluruh team bergantung pada Excel untuk tahu apa yang patut berlaku seterusnya, itu tanda proses perlu dinaik taraf.
Soalan Yang Patut Ditanya
Jangan tanya “berapa order sebelum Excel tak boleh guna?”
Tanya:
- Berapa banyak kerja copy-paste dibuat setiap hari?
- Berapa orang perlu menyentuh fail yang sama?
- Berapa kerap status bercanggah?
- Berapa lama untuk kesan order yang tercicir?
- Adakah proses ini masih boleh diterangkan kepada staf baru tanpa tunjuk lima fail?
Kalau jawapannya semakin tidak selesa, anda mungkin sudah sampai pada masa untuk mencari sistem order yang lebih tersusun.
Bila anda sudah nampak tanda-tanda ini, panduan OMS untuk seller Malaysia membantu anda melihat pilihan sistem. Untuk kapasiti operasi yang lebih tinggi, sambung kepada cara urus 100+ order sehari dan cara satukan kerja daripada banyak channel.