Urus 10 ejen mungkin masih boleh dibuat dalam group chat.
Urus 100 ejen dengan cara yang sama biasanya mula jadi masalah.
Bukan sebab semua ejen susah diurus.
Masalahnya ialah terlalu banyak benda bergantung pada ingatan manusia:
Siapa yang bawa customer ini?
Order ini milik ejen mana?
Rate komisen ikut role yang mana?
Order sudah delivered atau belum?
Komisen ini sudah layak dibayar atau masih perlu disemak?
Mula Dengan Ownership Yang Jelas
Setiap order perlu ada pemilik jualan.
Bukan sekadar nama yang disebut dalam WhatsApp. Ownership perlu direkodkan dalam order supaya HQ boleh kembali kepada sumber yang sama apabila semak komisen.
Kalau satu admin menyimpan nama ejen dalam spreadsheet, seorang lagi menyimpan dalam group chat dan sistem pula mempunyai nama yang berbeza, pengiraan akan mula tidak stabil.
Simpan Rule Pada Masa Order Dicipta
Role ejen, rate dan struktur komisen boleh berubah.
Sebab itu sejarah order tidak patut bergantung sepenuhnya pada rule yang sedang aktif hari ini.
Order perlu menyimpan snapshot maklumat yang diperlukan pada masa ia dicipta. Jika role ejen berubah bulan depan, komisen order lama tidak sepatutnya berubah hanya kerana profil ejen telah dikemas kini.
Ini bukan bermaksud semua perkara perlu dibekukan. Ia bermaksud sejarah perlu boleh diterangkan.
Bezakan “Dikira” dan “Boleh Dibayar”
Komisen boleh dikira apabila order masuk, tetapi itu tidak semestinya bermakna ia terus boleh dibayar.
HQ mungkin perlu menunggu order delivered, tempoh return tamat atau semakan tertentu selesai.
Jadi dashboard perlu membezakan jumlah yang dikira, jumlah yang masih ditahan dan jumlah yang sudah boleh dikeluarkan.
Automasi Bahagian Yang Berulang
Automasi paling berguna bukan semestinya yang paling kompleks.
Ia boleh bermula dengan:
- kaitkan order kepada ejen
- gunakan rule komisen yang betul
- kira jumlah secara konsisten
- tunjuk order yang belum settle
- keluarkan laporan mengikut ejen
Bila asas ini stabil, HQ tidak lagi perlu membuka banyak senarai untuk mendapatkan angka yang sama.
Jika anda baru membina rangkaian, mulakan dengan cara setup agent network dari sifar. Untuk menetapkan kadar dengan lebih selamat, baca panduan komisyen ejen yang mampan dan semak punca komisen ejen tidak tally.